Integrationer spelar en nyckelroll i digitaliseringen av administrationen så att den verkligen kommer till liv
Vi har pratat ihop oss med David Elbe på Standout Ab som berättar om samarbetet med SmartDok och ger dig en inblick i hur du ska tänka kring integrationen.
David Elbe var med och grundade företaget Standout som idag fokuserar på att bygga och förvalta integrationer. Under pandemin har man inom företagen fått tid att tänka över vilka funktioner de kan effektivisera, vilket har lett till att integrationer blivit ett hett samtalsämne ända upp i styrelserummet.
Hej David! Kan du berätta om vad en integration är?
Kort och gott är det en koppling mellan ett eller flera system. Dagens melodi är att automatisera och effektivisera så mycket man kan. En integration är därför guld värd.
Föreställ dig följande scenario: Man sitter och knappar in samma typ av data i flera olika system, eller måste knappa in data i ett system för att sedan kunna knappa in ytterligare data i ett annat. Det sker lätt misstag och det tar lång tid. Det kan utan tvekan kännas tråkigt och tiden skulle egentligen kunna spenderas på annat.
Det är här en integrationer kommer in likt en superhjälte och räddar detta oändliga knappande och ständigt repeterande arbete. Integrationer mellan system tar bort tråkigheten ur människors vardag, ser till att det blir rätt och att det går snabbt.
Det blir dessutom väldigt häftiga grejer då man kopplar ihop flera system. Det kan till exempel vara ett projektsystem, CRM-system och ett ekonomisystem, möjligheterna är många!
Vilka är fördelarna med integrationer?
Tid och pengar är nummer ett men vi vill också lyfta upp att integrationer minskar stressen och kan därför bidra till bättre välmående.
Vilka är fördelarna med integrationer?
Tid och pengar är nummer ett men vi vill också lyfta upp att integrationer minskar stressen och kan därför bidra till bättre välmående.
Med hjälp av integrationer får folk mer tid över att göra det de är bra på och tycker om att göra, vare sig det är att vara ute och prata med kunder eller att utveckla produkter. Man slipper jäktandet med det administrativa runt omkring och får fokusera mer på det man trivs med.
Oftast är det så att man sitter och väntar på att någon ska knappa in data överallt så att man kan komma i gång. Nu kan ett system göra det och man är inte beroende av att en person gör det.
Till exempel kan en kund acceptera en order eller göra en digital signatur via systemet som är integrerat med andra system, då vet flera verksamheter på direkten att kan man köra igång.
Samarbete med SmartDok
Standout har samarbetat med SmartDok i ett par år. Det började med att de hjälpte några av SmartDoks kunder med integrationer, vilket sedan ledde till ett djupare samarbete och idag är de partners och arbetar tätt.
Standout tar helhetsansvar för integrationen, vilket betyder att kunderna har support direkt från deras sida och löser kundernas problem. Standout och SmartDok har dessutom gemensamma möten där de bland annat planerar kommande funktioner.
Vad är viktigt att tänka på för SmartDoks kunder?
Först och främst att ha koll på sina kundregister med allt vad det innebär, såsom kundnummer till exempel.
Då man sätter i gång en integration är det också bra att involvera alla inblandade, så man inte enbart styr den efter den personen som t.ex. ska skicka iväg fakturan, utan också involverar den som har hand om ekonomi och bokföring, samt de som faktiskt gör jobbet. Det finns annars risk att man bara anpassar integrationen efter ena parten, och då kan de andra parterna bli missnöjda.
Välj en standardintegration om du vill komma igång snabbt och smidigt
Med en standardintegration som vi nu har med SmartDok går det fort att komma igång utan extra uppstartskostnad. En standardintegration ska man komma ihåg är ett säkert val då den är väl testad och passar de flesta företag. Vi ser ju också att företag inom bygg- och anläggningsbranschen vill att det ska vara snabba puckar med implementering av något, man ska kunna se förändringen snabbt.
Vill man ha en specialanpassad lösning blir det en längre process och kostnaden ser annorlunda ut, men vi fixar självklart specialanpassade integrationer också, allt enligt det verksamheten behöver.
Praktiskt exempel på hur vi går till väga – 4 steg
- Först analyserar vi och tittar på vilka system det är vi ska koppla ihop. Vi vill få med alla viktiga delar i kundens vardag.
- Nästa steg är att vi tar fram ett förslag. Med SmartDok har vi arbetat fram färdiga förslag som passar 8 av 10 företag. Det är absolut en av fördelarna med vårt samarbete. SmartDok kan prata direkt med kunden om vad som ingår, vilket sparar tid och kostnad för kunden.
- Leverans – då tar vi kontakt med kunden, bokar in ett möte oftast via video eller telefon för att gå igenom hur det ser ut i praktiken.
- Drift – då kommer vår support in och håller koll på att allt funkar och all info kommer över mellan systemen. Vi vet om de flesta problem innan kunderna själva vet om dem.
Slutligen, vilka är de vanligaste frågorna ni får av kunder om integrationer?
Det kan vara allt ifrån hur snabbt det går att implementera till vad det är som skickas över, samt om informationen som skickas över blir rätt.
Därför samlar vi alla inblandade när vi startar ett projekt, så får vi se till att allas behov kan uppfyllas på bästa sätt. Vårt fokus är att det ska funka hela vägen så att det blir rätt.
En vanlig fråga som kan förekomma då en integrationen väl är igång: Varför kommer inte min kund eller faktura över från det ena systemet till det andra?
I nästan alla fall är det då så att det ena systemet har någon slags spärr, till exempel att någon data inte har matats in. Då går det inte heller att föra över data mellan systemen.
Därför har vi med SmartDok nu byggt in en automatisk notis. Om du till exempel skickar en faktura och den inte kan skickas över till det andra systemet så ser vi det och kan meddela personen som skickade fakturan. Denna notis sparar både oss och kunden massor med tid, för kunden hinner oftast inte ens märka att något är fel förrän vi har meddelat dem.
Kunder upplever ofta att de får mera koll på sin egen information då de har en integration mellan systemen, för de måste lära sig hur informationen flödar mellan dessa. Då de sedan fått uppleva en ny arbetsvardag med integrationen i rullning så kan de inte tänka sig att vara utan den.
Kontakta oss här för att komma igång eller få mer information om integrationer!
