Gör företaget till en säker arbetsplats genom att börja använda ett digitalt avvikelsesystem.
När oturen är framme och avvikelser måste registreras, finns det sätt att göra det på som både är snabbt, enkelt och inte minst förebyggande.
Att ignorera avvikelser är lika med att strida mot regelverket. Med ett digitalt avvikelsesystem får du förbättrade rutiner och kan dra lärdom av tidigare oönskade händelser.
Se det framför dig; Det är hektiskt och arbetsdagen närmar sig sitt slut. Samtidigt som du svänger runt med grävmaskinen träffar du en av de anställdas bilar som du är säker på inte stod där tidigare. En liten avvikelse som kommer att kosta företaget mycket pengar och inte minst mycket tid.
Utan ett digitalt avvikelsesystem saknas översikten att kunna implementera rutiner så att händelsen inte återupprepar sig. Företaget i exemplet ovan saknar ett digitalt avvikelsesystem, och använder sig istället av ett manuellt system bestående av penna, papper och pärmar i olika färger.
Med det manuella systemet hanteras avvikelsen på följande vis:
- Den anställde väntar tills att arbetsdagen är över med att registrera avvikelsen
- Den anställde noterar, något otydligt, en avvikelse på ett avvikelseformulär på papper
- Avvikelseformuläret blir liggande i grävmaskinen ett par veckor innan det lämnas in. Under tiden har nog en bil till blivit träffad av en annan chaufför
- Avvikelseformuläret lämnas in till den HMS-ansvarige och läggs i en röd pärm
- Den HMS-ansvarige går senare i genom avvikelserna som lämnats in och vidtar åtgärder genom att förbjuda bilar inne på arbetsområdet
Bra jobbat! Tre-fyra veckor för sent, men jobbet har trots allt blivit gjort…
Hur kan processen förbättras?
Att kunna registrera avvikelser via mobiltelefon direkt efter inträffade händelser förbättrar HMS-arbetet i företaget betänkligt.
För att bli bäst på att registrera avvikelser och driva förebyggande arbete behövs ett digitalt system som är enkelt att använda, och som är anpassat branschen. SmartDok har varit på marknaden sedan 2007 och har sedan dag 1 haft en formulär/bild-modul. Sedan dess har systemet utvecklats betydligt, och tillsammans med byggbranschen har företaget utvecklat systemet till ett hjälpmedel som för bygg- och anläggningsbranschen blivit en naturlig del av arbetsvardagen.
Checklista med bilder och GPS-spårning
I dag använder många i bygg- och anläggningsbranschen, precis som exempelföretaget ovan, ett manuellt, pappersbaserat avvikelsesystem. Med SmartDoks digitala system kan företag rapportera oönskade händelser på ett mycket mer översiktligt och enklare sätt.
SmartDok är det optimala rapporteringsverktyget för oönskade händelser. Med HMS/KMA-modulen kan du enkelt rapportera och dokumentera avvikelser med och utan GPS-spårade bilder via appen. Rapporten används till analys av situationen för att identifiera om det finns behov för nya eller förändrade procedurer, och förbättringsåtgärder kan vidtas. Enklare kan det inte bli!
Chauffören i grävmaskinen från exemplet kunde utförligt ha registrerat avvikelsen med en gång via mobiltelefonen, bifogat en bild, föreslagit en åtgärd och därefter skickat in avvikelsen till företagets HMS-ansvarige för fortlöpande hantering.
Ett bra avvikelsesystem rapporterar och dokumenterar avvikelser, behandlar avvikelserna, definierar åtgärder och värderar effekten av åtgärderna.
Om du helt kostnadsfritt vill testa på SmartDok kan du skaffa en demo här.
