Vill du kunna ta tillbaka kontrollen över arbetet – pröva ett digitalt rapporteringssystem!
Känner du igen dig? Växer högen med papper i rekordfart? Börja använda SmartDok för att ta tillbaka kontrollen.
Växer högen med papper snabbare än ditt byggprojekt? Då är det hög tid att ta tillbaka kontrollen!
Om du känner igen dig i bilden ovan bör samtliga alarmklockor ringa. Då är det hög tid att se över dina rutiner och leta efter ett rapporteringssystem som kan ersätta den ändlösa pappersutspottaren av TR-formulär (tillbudsrapport), checklistor, timlistor, serviceöversikt och fakturaunderlag.
Lösningen är ofta att börja använda ett digitalt molnbaserat system som gör jobbet betydligt enklare för både ekonomiavdelningen och de som jobbar ute på byggarbetsplatsen.
Vad blir enklare?
Föreställ dig att jobba på ett kontor där de anställda dagligen kommer förbi med nya pärmar fulla av tillbudsrapporter, timlistor eller liknande. Effektiviteten och motivationen kommer antagligen sjunka i takt med varje pappersbunt som kommer in.
Men som tur är finns det botmedel mot papperssjukan på kontoret; SmartDok är bygg- och anläggningsbranschens mest använda rapporteringssystem och har sedan 2005 gjort vardagen enklare för de som jobbar med HMS, lön och andra administrativa uppgifter. Kort sagt; Bort med pappersbuntarna – in med SmartDok.
KMA, TR og SJA
Arbetet med hälsa, miljö och säkerhet kan för många företag skapa ordentlig huvudbry, inte för att det inte anses vara viktigt, men på grund av alla dokumentationskrav. Sitter du som HMS-ansvarig på jobbet och tar emot tillbudsrapporter, SJA-rapporter och diverse checklistor i pappersform, är det kanske inte helt utan anledning att du önskar att bli osynlig när nya formulär bärs in på skrivbordet för vidare behandling.
Dessvärre är det fortsatt många som tror att lösningen ligger i ett kaotiskt excel-dokument som på något mystiskt vis ska få ordning på kaoset.
Om du verkligen vill få ordning på ditt KMA-arbete ska du införskaffa dig ett digitalt rapporteringssystem – som SmartDok.
– Vi använder KMA-modulen i SmartDok. Där har vi bland annat skapat KMA-rapporter, tillbudsrapporter, och SJA i digitala formulär. Denna formulärmodul är väldigt nyttig för oss, säger projektchef hos Bergen Bydrift, Trond Hjelmeland.
– Vi har digitaliserat samtliga formulär som tidigare var i pappersform. Nu mer behandlas formulären via en app (SmartDok) på mobiltelefonen och datorn. Bilddokumentation från olika projekt kanaliseras även genom denna modul, avslöjar Hjelmeland.
8 anledningar till varför du bör använda SmartDok i ditt KMA-arbete?
- Använd mobilen till att skicka in rapporter om oönskade händelser, checklistor, etc.
- Fotodokumentation. Bifoga bilder med dina checklistor
- Du kan rita och förklara på bilderna innan du skickar in dem med checklistan /TR-formuläret
- Den nya formulärbyggaren gör det superenkelt att skapa formulär och checklistor
- I SmartDok kan du bygga och anpassa formulär till din verksamhet
- Samtliga formulär kan knytas direkt till projekt eller maskiner
- Du kan enkelt dokumentera fel/avvikelser medan du arbetar med GPS-spårbara bilder
- Revisionshantering och historik på upprättade formulär är möjligt med SmartDok
När du har gjort dig av med pappershögarna och har återtagit kontrollen över arbetet inne på ditt kontor. Tack vare ett digitalt rapporteringssystem.
Tid är pengar
Använder dina anställda mycket tid på att registrera timmar på post it-lappar, manuella timlistor eller excel-ark? Användning av ett digitalt rapporteringssystem på mobilen resulterar i betydelsefulla tidsbesparingar för dina anställda. Tiden som går till hantering av manuella timlistor och andra typer av rapportering kan istället användas till mer produktivt arbete.
Det sägs att det tar mellan fem till tio minuter för administrationen att attestera bara en anställds timlistor, och man törs inte ens tänka på hur lång tid avvikelse-behandling på papper tar. Ett digitalt dokumentationssystem automatiserar mycket av arbetet för att spara tid, så att ditt team kan använda tiden på bygge och produktion istället för pappersarbete.
– Vi jobbar mer effektivt, det förenklar löneutbetalningen, samt förbättrar dokumentationen i förhållande till fakturering, säger Karin Sønvisen Bakken i Gøran Romsdal AS.
– SmartDok förenklar vardagen. Vi har central lönekörning och det fungerar utmärkt när all data finns på nätet, säger Ståle Sæther i Consto om de administrativa fördelarna med systemet.
Från papper till digitalt
Att ta steget från att föra timmar, checklistor och maskintimmar på papper till ett digitalt system behöver inte vara så speciellt omfattande. Svenska Kanonaden AB är en av många anläggningsfirmor som de senaste åren har tagit steget fullt ut och införskaffat sig en digital lösning.
– Vi hade tidigare ett penna- och papperssystem där anställda registrerade manuella timlistor, vilket krävde enormt mycket administration, samt att vi saknade spårbarheten. Du kan tänka dig när vi får in flera olika typer av listor från en och samma anställd, så betyder det mycket onödig administration för oss, och inte minst mycket att hålla ordning på för den anställde, säger HR-Manager Sarah Hektor hos Kanonaden.
– Innan SmartDok använde vi oss av transportlistor och timlistor för att samla in data till projektrapportering och lön. Dessa listor skulle sedan lämnas in av den anställde till närmaste arbetsledare, för att sedan levereras till kontoret veckovis. Det blev då åtta separata listor för varje anställd i månaden, och givetvis en stor mängd administration för att behandla dessa, berättar Sarah.
Alltså över 1000 timlistor i månaden att hålla koll på för Kanonaden!
Den digitala tidrapporteringen för med sig mindre avvikelser och ett tätare förhållande till den egna tidsregistreringen för företaget.
– Med SmartDok är timmarna synliga direkt för alla anställda, och det finns ingen risk för att timlistor hamnar hos arbetsledare som sedan glömmer att skickar listorna vidare. Man kan fylla i data när som helst, och det behövs inga skrivblock liggandes på arbetsplatsen, säger hon.
