Tänk om du kunde dokumentera kvalitén på ditt arbete i realtid. Norska ‘Aktiv Veidrift’ gör just detta med KMA Checklista i SmartDok.

Enkelt, digitalt och med full kontroll på att lagkraven blir följda.

– Vi i Aktiv Veidrift använder HMS/KMA Checklista-modulen i SmartDok, primärt till två saker; dels dokumenterar vi gentemot de krav som satts upp av kunden, dels använder vi informationen som fakturaunderlag, säger projektledaren Niclas Persvik i Aktiv Veidrift AS.

Aktiv Veidrift AS är en entreprenör som arbetar med det mesta inom anläggning. Firman etablerades år 2002 och är idag en mycket stabil verksamhet med 60 anställda. De tar på sig många olika typer av uppdrag, allt från att dra ledningar och dränera hus för privatpersoner, till prosjektering av stora väg- och VA-projekt i 40-miljonersklassen.

En gemensam nämnare för alla dessa uppdrag är att de har en kund som förväntar sig hög kvalitet. Aktiv Veidrift har därför börjat använda en digital lösning för att dokumentera kvalitén på det arbete de utför.

Stora krav på kvalitet

– Byggherrar på dagens marknad ställer höga krav på kvalitet. Med HMS/KMA Checklista-modulen i SmartDok dokumenterar vi hela tiden kvaliteten på arbetet vi gör. Detta anpassat till det som byggherren önskar att vi ska dokumentera, fortsätter han.

– Vi dokumentar till exempel det arbete vi gör med kabeldiken, komprimering av vägbyggen, grävarbeten, läggning av rör och ledningar, med mera.

Hur upplever de anställda att det är att dokumentera i systemet?

– Våra medarbetare tycker det är enkelt och användarvänligt, säger Niclas.

Modulen är mångsidig och att man kan återanvända formulär på olika projekt är en stor fördel.

– Formulär- och bildmodulen används till allt från registrera avvikelser till generell projektdokumentation. Vi bygger upp en projektspecifik databas, med endast de nödvändiga blanketter och checklistor som ska användas i varje projekt. Oftast använder vi “Loggbok för vägarbete”, “Komprimeringskontroll”, “Rörläggning i dike” och “ÄTA”, för att nämna några, avslöjar Niclas.

Formulär och bilder som fakturaunderlag

KMA Checklista-modulen kan också användas för att underlätta faktureringen.

– Dessutom är det så att datainsamlingen också kan användas som faktureringsgrundlag på poster i anbudsunderlaget, vilket innebär att vi i offentliga upphandlingar kan få ut en större mängd av en viss post, baserat på enkel och god dokumentation via SmartDok.

Niclas ger ett exempel;

– I ett anbud så kan det finnas en beskrivning av ett antal träd som man ska fälla. Vi skapade sedan en enkel checklista där han som fäller ett träd dokumenterar med ett foto före och efter arbetet, och signerar att han har fällt trädet. På så sätt kan vi skapa mer värde i anbuden, och tjäna pengar på att dokumentera istället för att förlora pengar genom att göra ett jobb gratis för någon, berättar Niclas.

Till slut, hur gjorde ni detta innan ni började använda SmartDok?

– Förr gjordes detta för hand, med manuella listor på papper. Vi var tvungna att mata in foton på servern för att de där skulle bli sparade och sorterade.

Aktiv Veidrift använder idag följande moduler i SmartDok: Tidsregistrering, Massatransport (Varuförbrukning), Maskiner, Verktyg, KMA, Byggekortleser (Norges variant på Personalliggaren), och Ressursplaneraren.