Lillehammer Kommun använder SmartDok för checklistor, avvikelser och timmar
Lillehammer kommun använder appen SmartDok för att förbättra dokumentationen. Här ser vi ett foto taget med appen på en av kommunens checklistor för översvämningsberedskap.
Sedan 2011 har ersättningar efter översvämningsskador skjutit i höjden, och legat på runt en halv miljard bara i Norge enligt Norsk naturskadepool.
För kommunerna har det därmed blivit viktigare och viktigare att försäkra sig om att de har gjort det som är nödvändigt för att minska och förebygga skada vid översvämning. Avdelningen för vatten- och ledningsnät i Lillehammer kommun, har fullt upp med att dokumentera kritiska punkter i kommunens vattennät.
Goda kontrollrutiner av bäckar och andra vattendrag resulterar i en bättre översvämningsberedskap. Lillehammer kommun har börjat använda sig av en app med fotodokumentation för att göra arbetet enklare och mer effektivt.
– Vi har rutiner i dag där vi kontrollerar bäckar, falsrör och andra vattendrag, där vi tar bilder av de punkterna som är kritiska, vilket är väldigt viktigt för att kunna dokumentera om det senare skulle uppstå en översvämning, säger Knut Andreas Myklebust-Vårvang, driftingenjör på Lillehammer kommun.
– Vi beskriver då vattendragets tillstånd med text och bild i checklistor. Detta utgör tillsammans väldigt bra dokumentation. En bild visar då till exempel om ett bäckinlopp var öppet en dag innan en översvämning, vilket kan vara väldigt viktig dokumentation i efterhand.
– Punkterna i checklistan refererar till punkter i en kommunal beredskapsplan så att det är enkelt att återanvända punkterna, berättar Knut Andreas.
Notera att vattennätsavdelningen inte har ansvaret för själva översvämningsberedskapen i kommunen, men använder mycket resurser för att säkra installationer både över och under marken.
Här har avdelningen dokumenterat att ett falsrör inte är tillstoppat. Även vägreferens finns bifogad.
Checklistor via app
Kommunen använder i dag KMA-modulen i SmartDok där du enkelt kan skapa egna checklistor och formulär. Användarna dokumenterar då via mobilappen på plats ute på projekten.
Hur har ni organiserat det här?
– Vi har delat upp det i olika kategorier; anläggningsutförande, driftrelaterade checklistor, interna formulär (t.ex. sjukfrånvaro, sjukt barn) och så har vi två personer som jobbar med kontroll av anläggningsutförande (det som entreprenörerna gör för oss), och även de har egna formulär som vi har delat upp i olika kategorier.
– Det jag tycker är oerhört bra är att det är så enkelt att skapa formulär, och att det är så översiktligt och användarvänligt. Jag vill också framhäva fotodokumentation-funktionen – att man kan ta bilder och bifoga checklistor och formulär med en gång är oerhört nyttigt, säger han.
Med checklistorna i KMA-modulen kan kommunen även bifoga kommentarer och teckningar som beskriver vad som eventuellt avviker på bilden. Även GPS-spårning medföljer på bilderna.
Avdelningen använder också systemet till driftrelaterade checklistor, som är mer inriktade på service och underhåll, samt en del listor för vattendrag, och som ovan nämnt, översvämningschecklistor.
Avdelningen har egna checklistor för arbete utfört av entreprenörer. Här är ett exempel på hur en checklista i appen ser ut.
Lätt att använda
En användarvänlig app och ett system som gör det enkelt för administrationen att behandla inskickade formulär är alfa och omega för företag och organisationer som tar i bruk ett system.
– Vi tycker användarvänligheten är super. Vår personal använder SmartDok väldigt mycket. När du använder det till att både skriva timlistor och checklistor, blir du van vid gränssnittet i appen.
Många använder även SmartDok på läsplatta.
Önskar din kommun mer information om hur Lillehammer kommun utnyttjar fördelarna med SmartDok?
– Om andra kommuner, även i Sverige, önskar att se närmare på hur vi använder SmartDok i vardagen kan de bara ta kontakt med mig, och så kan jag eventuellt förklara över videosamtal hur vi använder systemet, säger Knut Andreas.
Registrera timmar i samma app
Med SmartDok har du all typ av dokumentation i ett system, och i appen kan du både jobba med HMS och avvikelser, och rapportera arbetade timmar.
– Vi använder även tidrapportering i SmartDok. Vi har en del fasta projekt så att vi får fördelat timmarna på olika arbetsuppgifter. I dag har vi två avdelningar som använder SmartDok, vattennätsavledningen och avdelningen för teknisk anläggning.
I tillägg till tidrapportering registrerar även avdelningen frånvaro och semester i SmartDok.
– Vi använder oss av funktionen timkonto så att vi skiljer på timmarna ifall någon önskar att använda det till för exempel semester-registrering.
– Det fungerar fint. De allra flesta hos oss har en fast månadslön och registreringarna blir då som en dokumentation på vad som är gjort och vad timmarna har gått till, som till exempel avloppstjänster.
