Stränga KMA-krav gör SmartDok till det perfekta verktyget!
Bildfunktionen i SmartDok är ett bra redskap som dokumentation för skogsbranschen. Här ser vi ett exempel från skogsröjning-företaget Agder Linjerydding.
För Agder Linjerydding och Best På Skog AS har SmartDok visat sig vara ett perfekt verktyg för att dokumentera KMA och registrera arbetstimmar.
Många företag nöjer sig med ett generellt dokumentationssystem som inte är anpassat någon specifik bransch, men som lämpar sig till generell användning. Men önskar du att verktyget ska vara värdeskapande åt företaget och bidra till en bättre och mer effektiv verksamhet, bör du se efter ett mer branshanpassat system. Detta har de norska skogsbruksföretagen Agder Linjerydding och Best På Skog gjort.
När bra dokumentation är nödvändig
2018 började de båda företagen att använda sig av SmartDok, ett digitalt system för bland annat tidrapportering och KMA (kvalitet, miljö, arbetsmiljö) . Agder Linjerydding har använt systemet sedan 2014.
– SmartDok är genialt eftersom alla kan registrera sin del av dokumentationen, oavsett tid och aktuell plats, säger Sigmund Lindtveit, vd hos Agder Linjerydding.
– För arbetsledare som ska använda denna information, finns den alltid lättillgänglig för fakturering eller rapportering.
Tid är pengar och i tillägg till bra dokumentation är det viktigt att detta görs effektivt.
– SmartDok är ett oerhört tidsbesparande verktyg för insamling av den data som behövs till lönekörning och projekt, fortsätter han.
KMA-kraven är höga vid skogsröjningsarbete. Samtliga Agder Linjeryddings anställda har utbildning i detta, och utför fällning av träd samt grenar på ett tryggt och säkert sätt.
Bransher med stränga krav
Båda företagen verkar i branscher som har stränga krav på dokumentation.
Informationen som insamlas via SmartDok ska ofta skickas vidare till uppdragsgivare. Sigmund lyfter speciellt fram elskåpen som har stränga krav på dokumentation.
– Elskåp har stränga krav på KMA-dokumentation, och då är SmartDok perfekt, säger Sigmund.
– Agder Linjerydding är nu inne på sitt fjärde långtidskontrakt med Agder Energi Nett. Vårt fokus på KMA och vilja att hitta innovativa lösningar har bidragit till positionen vi har idag, berättar han.
Företagen använder sig av både tidrapporterings- och KMA/Dokumentation-modulen.
– KMA/Dokumentation-modulen är välanpassad vår bransch, och i den har vi kunnat skräddarsy ett formulär för rapportering av oönskade händelser, vilket fungerar väldigt bra. Att även kunna dokumentera fel och avvikelser med GPS-spårade foton är en stor fördel, förklarar Sigmund.
Bäst på skogsbruk och skogsröjning
Best På Skog AS erbjuder skogsägare i norska Aust-Agder allt i form av tjänster av maskinell slutavverkning och gallring.
Norska Best På Skog tillhandahåller skogsavverkning för norska AT skog, och är ett företag med 6 nya skogsmaskiner, som används till både skogsröjning och normal skogsavverkning.
– Det finns ett stort fokus på att trädsäkra elnätet mot dålig kantskog. Vi har genomfört flera mil med skogsavverkning från A till Ö, med planering, avverkning och omsättning av timret, berättar Sigmund.
Agder Linjerydding och Best På Skog jobbar ofta tillsammans.
– Vi har genomfört flera projekt för Agder Energi där Best På Skog har varit underentreprenör för Agder Linjerydding. Best på skog har genomfört markförvärv och den maskinella delen, medan Agder Linjerydding har ansvarat för säkerhet och manuellt arbete, fortsätter han.
Återgår aldrig till manuella timlistor
Innan de började med SmartDok, använde de båda företagen papperstimlistor, och även om den dagliga verksamheten till stor del handlar om skogsavverkning, är pappersblock helt inaktuellt som dokumentationsform.
– Det är något vi ALDRIG vill tillbaka till!
Hur var övergången från manuell till digital tidrapportering?
– Det var väldigt enkelt att komma i gång med SmartDok, men det är att rekommendera att ta en genomgång med någon som har använt det innan, för att snabbast möjligt kunna optimera användningen av systemet.
När systemet är implementerat i organisationen och samtliga enheter har accepterat att papper och penna inte är vägen framåt, ser företaget också värdet i användandet av systemet.
– Projektstyrningen är väldigt översiktlig i SmartDok. Dessutom använder vi det som en intern KMA-handbok och delvis som ett intranät, säger Sigmund avslutningsvis.
Önskar du att fälla träd i närheten av elnätsledningar, ta kontakt med företaget som äger elnätet. Utsett varken dig själv eller andra för fara vid fällning av träden – är rådet från Agder Linjerydding.
