Braathen Landskapsentreprenör talar varmt om övergången till SmartDok

– En stor fördel, för hela företaget

De tog i bruk ett digitalt dokumentationssystem från SmartDok för snart ett år sedan. – Det har förenklat vardagen väldigt mycket, säger Henrik Berntsen i Braathen Landskapsentreprenör.

Innehåll producerat av Native Media, beställt av SmartDok

Det är enkelt att förstå varför projektledaren talar varmt om SmartDoks app-baserade system. 32-åringen har ansvar för KMA- och HMS-uppföljning, och satt fram till sommaren 2018 med ett manuellt pappersbaserat system. Komplicerat, tidskrävande och oöversiktligt.

– Det har blivit en väsentlig skillnad för mig som ska godkänna och kontrollera det som görs av HMS-arbete, understryker han.

Berntsen behöver betänketid på frågan om hur mycket tid han tror han har sparat i sin arbetsvardag. Något överraskande är svaret att han totalt sett lägger lika många timmar på HMS-uppgifter som tidigare.

Det kräver en förklaring.

– Ett system som är enklare att använda, används också mer.

– Ett system som är enklare att använda, används även mer. Det är så lättillgängligt att man noterar fler avvikelser och rapporterar fler oönskade händelser, berättar han.

– Innan gjorde vi kanske för lite, lägger han till.

Per sak däremot, är tidsbesparingen stor. Godkännande och behandling var tidigare tidskrävande.

– Jag använder betydligt mindre tid nu per oönskad händelse eller noterad avvikelse, understryker projektledare Berntsen.

Mönster i rapporteringen

Men det finns även ett tydligt värde utöver tidsbesparing, och därmed ekonomi: en betydligt bättre översikt gör det enklare att utläsa ett mönster i det som rapporteras.

– Det är en stor fördel, för hela företaget. Vi klarar att göra något med det som rapporteras. Det er ju även syftet med detta, förklarar Berntsen.

Resursplanering

Det är fler än Henrik Berntsen som är nöjda med systemet. Alla de drygt 150 anställda i Braathen Landskapsentreprenör för timmar via appen. Inte minst görs fördelningen av personal och maskiner via SmartDok.

– Då kan man planera arbetslaget för nästkommande period. Alla kan gå in i appen, hitta sin arbetskalender, se vilket projekt de ska vara på, och vilka de ska jobba tillsammans med, säger Morten Sandin, försäljningsansvarig hos SmartDok.

K-märkt

Vi möter Braathen ute på ett av företagets projekt, i k-märkta Telthusbakken i centrala Oslo. Här samarbetar de med stadsmiljönämnden och vatten- och avloppsnämnden, där löpande dokumentation är ett krav.

– «Grabbarna» själva lägger in det direkt i SmartDok. Det är också bäst. Det är de som jobbar med detta, och då blir det riktigt gjort. Kai Gonella, anläggningsledare hos Braathen Landskapsentreprenör AS.

Ett krav som nu uppfylls på kortare tid, med bättre kvalitet.

– Nu tar vi bilder, kör in det på en checklista, och skickar det direkt till uppdragsgivaren. «Grabbarna» själva lägger in det direkt i SmartDok. Det är också bäst. Det är de som jobbar med detta, och då blir det riktigt gjort, säger Kai Gonella, anläggningsledare hos Braathen Landskapsentreprenör.

– SmartDok har givit oss ett enklare och mer effektivt sätt att jobba på.

– Helt avgörande

Summerat förenklar detta arbetsvardagen för Braathen Landskapsentreprenör. För hela den operativa delen, samt den administrativa som jobbar med tidrapportering, hantering av avvikelser och oönskade händelser.

– Hade ni klarat er utan ett digitalt dokumentationssystem i dag?

– Det är så kort tid sedan vi gick över, så svaret på det är ja, men på lång sikt är svaret nej, säger Henrik Berntsen.

For detta handlar också om strängare och strängare krav gällande digital hantering och dokumentation.

– Då är vi beroende av att ha den typen av system. Ett system som faktiskt fungerar, och är enkelt att använda. För mig, för Kai, och även för grabbarna ute. Det är egentligen helt avgörande, understryker han.

– Det är kanske lite så att man inte helt vet vad man har missat innan man börjar använda sig av nya system?

– Ja, man kör nog lite fast i gamla system.

– SmartDok har givit oss ett enklare och mer effektivt sätt att jobba på, avslutar Henrik Berntsen.

BRAATHEN LANDSKAPSENTREPRENÖR AS

Etablerat 1968, och har i dag 153 anställda. Är fördelat på fyra olika avdelningar. Anläggning, skötsel och underhåll, infrastruktur, samt park och trädgård.
Tog i bruk SmartDok i 2018.